Internasyonal ticaretin kültürel farklılıkların kendini gösterdiği birçok alanı içinde kurumsal toplantı odasındadır. Internasyonal toplantılar kültürel değerler, görgü kuralları, iş davranışının yorumlanması ve iş kurallarının en görünür ve kontrolünün zor olduğu bir alandır.
Internasyonal iş toplantılarında profesyoneller arasındaki kültürel farklılıklar çarpışabilir ve çarpışabilir. Bu devamlı önlenemezken, toplantı öncesi dikkatli ve etkili planlama, organizasyon ve değerlendirme kanalıyla kültürel farklılıkların negatif tesirleri en aza indirilebilir.
Kültür yaptığımızı, söylediğimizi, düşündüğümüzü ve inandığımızı etkisinde bırakır. Kültür, değişik ülkelerde ve bağlamlarda farklıdır. Internasyonal ilişkiler bağlamında bu, insanların toplantılara yaklaşma, idrak etme ve katkıda bulunma biçimlerini etkisinde bırakır. Bazı örnekler:
vakit
Tüm kültürler saat başı yaşamıyor. İngilizler ya da Almanlar benzer biçimde vakit odaklı kültürlerin toplantıların iyi mi yapılacağı mevzusunda katı yaklaşımları olacaktır. Başlangıç zamanı, bitiş zamanı ve tüm değişik ara aşamalar dikkatlice planlanacaktır. Öteki kültürler başlangıç zamanını bir tahmin, varış zamanı durağan(durgun) değil ve aradaki tüm değişik aşamaları esnek olarak görecektir.
sıradüzen
Bir kültürün hiyerarşik doğası, iştirakçilerin internasyonal bir toplantıya katkısı üstünde büyük bir etkiye haiz olabilir. Akıllarını konuşan, fikirlerini eleştiren, açıkça katılmayan, yorum meydana getiren ve sorunları patrona ya da yöneticiye bildiren hiyerarşik kültürlerin hepsi kendilerini rahatsız edecekleri alanlardır. Yöneticinin fikrini eleştirmek hem yönetici hem de eleştirmen için bir yüz kaybı olarak görülecektir.
Toplantıların amacı
Toplantı odasındaki bazı şakalardan sonrasında, Batı’daki ortak terim “hadi işe başlamış olalım” dır. Batı toplantıları çoğu zaman tertipli ve evvelinde planlanmış bir gündemle sıkı bir programda yapılır. Toplantılar iş amaçlıdır. Öte taraftan, değişik kültürler toplantıyı kişisel ilişkiler kurma ve bağları güçlendirme alanı olarak görüyor. İşe girmek öncelik sıralamasında daha da aşağı iner.
Internasyonal bir iş toplantısına başkanlık ederken, iştirakçilerin kültürlerini ve geçmişlerini göz önünde bulundurmak devamlı tavsiye edilir. Oldukça çeşitli bir grup mu yoksa iştirakçilerin çoğunun kültürel benzerlikleri var mı? Toplantılara yaklaşımlarını düşünün. Daha ilkin toplantılarda iyi mi davrandılar? Bunun nedenini belirleyebilir misiniz?
Bir sonraki internasyonal iş toplantısında kültürel çeşitliliği ele almanıza destek olabilecek bazı yönergeler.
Görgü kuralları ve davranışlarla buluşma
Oldukça çeşitli internasyonal şirketlerde, dünyanın her yerinden toplantı katılımcıları bulabilirsiniz. Her birinin kendi kültürel etiketleri, jestleri, yolları ve ifade biçimleri olacaktır. Bağırmak, el atmak ve hatta toplantılardan çıkmak bile olasılıklar. Bu şekilde bir işte, yanlış anlamaları en aza indirmek için personele kültürler arası farkındalık eğitimi verilmesi tavsiye edilebilir. Farklılıklar keskin olmadığında, toplantı odasının belirli etiketlerinin, jestlerinin ve genel taktiklerinin iyi mi algılanabileceğini ve herhangi bir negatif etkiyi iyi mi en aza indirebileceğinizi idrak etmek size, sandalyeye bağlıdır.
Beklentileri karşılama
Toplantıdan ilkin toplantının amacının nasıl sonuçlanacağını açıkça belirtin. Toplantının amacı nedir? Niçin her katılımcıya soruyorsunuz? Onlardan ne bekliyorsunuz? Katılımcılarla iletişime geçin ve toplantıyı ve her bir kişiden ne beklediğinizi tartışın. Hazırsanız, onlara gündemi gönderin. Eğer bir beyin fırtınası toplantısıysa, her katılımcıdan minimum üç tavsiye getirmesini isteyin. Bir şirket içindeki değişik alanların bir toplantısıysa, her temsilciye insanların onlardan ne duymak istediklerini bildirin. Bir çerçeve yerleştirildikten sonrasında, insanoğlu görüntüde nerede olduklarını bileceklerdir.
Toplantılara rahat bir yaklaşım getirin
Birçok insan iş toplantılarını ürkütücü buluyor. Sahnede dehşet, patronun önünde oturmak ve meslektaşlarına bakılırsa daha düşük duymak olabilir. Bu kaygı, gerginlik, sinirlilik ve genel rahatsızlığa niçin olur. Bir görüşmede insanları rahatlatmak için ufak farklılıklar getirmeye çalışın. Buz kırıcılar bir toplantının başlangıcında iyi gerginlik salınımı sağlar. Isınma benzer bir yarar sağlar. Toplantı odası yerine değişik bir ayar kullanmayı deneyin. Aydınlatma yada ruh halindeki değişimleri dikkate alın.
Toplantılardaki grup boyutları
Kısacası, ufak gruplar toplantılarda daha etkin çalışacaktır. Minik gruplar daha çok güvenlik sağlar ve daha çok katılım sağlar. Internasyonal iş toplantılarında, ufak grupların kullanımı iki şekilde kullanılabilir.
İlk olarak, büyük bir internasyonal iş toplantısından ilkin, kimlerin geleceğini ve neler getirebileceklerini belirleyin. Toplantı değişik mevzuları ele alacak mı? Değişik endüstrilerden girdilere ihtiyacı olacak mı? Yeterince organize olursanız, birbirinizle rahat olan yada aynı alanda uzmanlığı paylaşan katılımcıları bir araya getirdiğiniz daha ufak toplantılara başlayabilirsiniz. Gruplardan bulgularını bir sonraki büyük görüşmede sunmalarını isteyin. Katılımcılar artık katkıları ve fikirleri ile rahat edecekler.
İkincisi, kurum kültürü izin veriyorsa, toplantınızı yorumlar ve açık tartışmaların daha kolay yapılabileceği ufak gruplara ayırın. Peşinden her bir grubun görevli bir delegesinden neticelerini özetlemesini isteyin. Bu, daha büyük gruplardan ilkin düzgüsel olarak konuşmayanların görüşlerini bildirmelerini sağlayabilir.
Oldukça kültürlü toplantılar
Aynı toplantı odasında değişik kültürlerle uğraşırken meydana getirilen büyük bir hata, benzer geçmişlerden gelenlerin beraber çalışmasını, gruplanmasını yada beraber oturmasını önermektir. Görüşmede daha çok akışkanlığa izin vermek yerine, bunun tam tersi bir tesiri olacaktır. Kültürel gruplarında rahat olduklarında katılımcılar kültürel kalıplarına kayacaklar. Toplantınızı karıştırmak oldukca önemlidir. Bu yaklaşımın ek pozitif yanları, kültürlerarası kişilerarası ilişkilerin geliştirilmesine ve personel ile bağların güçlendirilmesine izin vermesidir.
Toplantılar esnasında alternatif kontakt şekilleri
Bir çok internasyonal toplantı, gündemin belirlendiği ve iştirakçilerin münakaşa mevzusuna sözlü olarak katkıda bulunmuş olduğu temel bir şekil ve yapıya haizdir. Potansiyel olarak oldukca sakin ve katılımcı olmayacak katılımcılarınız var ise, öteki kontakt yöntemlerini göz önünde bulundurun.
Mesela, toplantıdan ilkin, personele yaklaşan mevzular hakkında sorularla e-posta gönderin. Görüşleri hakkında onlara açık sorular verin. Yanıtlarını e-postayla göndermelerini isteyin, bu toplantıya katkılarını sağlamak için kullanılabilir.
Bazı iştirakçilerin konuşma mevzusunda rahatsız bulunduğunu biliyorsanız, niçin yazmalarına izin vermiyorsunuz? Kağıt üstünde tavsiye ve görüş almak için bir beyaz tahta mı yoksa teklif mi kullanıyorsunuz?
Devamlı toplantıların önemini onaylayın
Bir kelimenin, ifadenin, sembolün, resmin yada anlaşmanın anlamı hakkında değişik kültürel varsayımlar, toplantıdan ilkin ve sonrasında karışıklığa niçin olabilir. Bir mevzuyu gündeme getirdiğinizde yada düşünce birliğine varıldıktan sonrasında, bir mevzu devamlı genel anlamın kabul edildiğini ve anlaşıldığını doğrular. Yorumlama ile ilgili potansiyel problemler mevcut olduğunda, devamlı anlamları basitleştirin. Toplantı karmaşık dil yada kavramlarla ilgilenecekse, tüm iştirakçilerin rahat edeceği anlam üstünde düşünce birliği oluşturmayı düşünün ve bu tarz şeyleri gözden geçirilmek suretiyle toplantıdan ilkin dağıtın.
Toplantının sonunda, ana sözleşmeleri ve anlaşmazlıkları özetleyin ve yakalayın. Her insanın onlarla mutlu olduğundan güvenli olun.
Internasyonal iş toplantıları, etkili sonuçlar vermeyi başarırlarsa büyük planlama, organizasyon ve değerlendirme gerektirir. Devamlı uğraşacağınız kültürel varyantları göz önünde bulundurun ve ihtimaller içinde sorunların üstesinden gelmenin yollarını düşünün. Yukarıda bahsi geçen ipuçları, kültürün internasyonal toplantıları iyi mi etkilediğini düşünmeye başlamanıza destek olacak temel ipuçlarıdır.
Kültürün iş dünyasındaki görevi hakkında daha çok informasyon için lütfen http://www.kwintessential.co.uk adresini ziyaret edin.
